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第六章 好方法才有好心情（第4页）

“看看那些工作有条理的员工的工作方式。他们的办公桌上的文件永远都是规矩而有条理的，因为他们知道一次只能处理一个文件。当你向他要一份文件时，他可以立即交到你的手上。当你交给他一份已经完成的合同或是备忘录时，他会马上知道应该放在什么位置上。”

“再看看他的公文包。里面的文件分门别类，他可以随时取出要用的公文。而一个总是装模作样的员工，他的公文包从外表看永远都是鼓鼓的，但是你如果偶尔翻一下的话，里面可能会有一些巧克力、面巾纸、一本娱乐杂志，或是一些乱糟糟的当日报纸。这样装模作样的员工每个公司都会有。”

要知道，高效率的职员一定会给上司与同事留下工作有条理、安排有序的印象。上司会对他产生信任感，同事会对他产生信赖感。这种信任的获得，也会给他工作增添更多的快乐与兴趣。

在世界各地的许多著名公司里，都在倡导一项“办公室5S管理”，这种管理方式起源于日本，意思是整理、整顿、清扫、清洁、素养五项工作，因为日语的罗马拼音均以“S”开头，所以被称为“5S管理”。“5S管理”提出的目标简单而明确，就是要为员工创造一个整洁、明朗、舒适而有益的工作环境。“5S管理”的倡导者们认为，坚持工作环境的干净整洁，物品有条不紊，就一定可以大大地提高工作效率。

好吧，就从现在开始，为工作建立一个系统，来保证日益增多的文件和档案不会凌乱和遗失。然后检查你的工具是否已经达到了优化组合，千万不要因为总是想着解决复杂的问题而忽视了基本的工作，如果因为一些基本的工具出现了问题而影响了工作效率，那么效率如何能高得起来呢?那么如何让自己的办公桌整洁而不乱呢？以下几个办法值得参考：

（1）把你办公桌上所有与正在做的工作无关的东西清理干净。你现在所做的工作应该是此刻最重要的工作。

（2）在你准备好办理其他事情之前，不要把与此无关的东西放到办公桌上。这就意味着，所有的工作项目都应该在档案中或抽屉里占有一定的位置，并把有关的东西放到相应的位置上。

（3）要力戒由于干扰或因你厌烦了手头上的工作，而放下正在做的事情去干其他不相干的工作。一定要力求你在结束手头这项工作之前，为它采取了所有应该采取的处理措施。

（4）按规则把已经处理完毕的东西放到适当的地方去。再核对一下剩下的重点工作，然后再去开始进行第二项最重要的工作。

从办公桌上拿开目前不需要的书籍、文件后，可以按其重要性和先后顺序，分为“应立即处理的”，如紧急信件和其他必须马上处理、做决定的事，“暂时靠后处理的”，即大致看一下文件内容，按内容分类放入档案夹中，在采取适当的行动之前，一直放在那里；“以后处理的”，即不是当前的重要工作，还有待研究、需要进一步在时间等方面作较充分安排的事项；“留作资料保存的”，包括上司的指示、决定以及有保留价值的资料、文件等等。根据自己所好“分类保存”，用完以后放回原处。手稿、资料、书籍等，什么东西放在哪里，都要有一定的“规矩”。每次用完，随手放回原处。对与你有联系的朋友的姓名、地址和电话号码，也分门别类登记，可随手查到。养成“有首尾”的好习惯，把资料手稿整理得井井有条，办公桌就像“管理交通”一样管得有条不紊，这样就避免了混乱，工作起来也会心情舒畅。

7．在最有效率的时间里工作

如果你把最重要的任务安排在一天里你干事最有效率的时间去做，你就能花较少的力气，做完较多的工作。何时办事最有效率?各人不同，需要自己摸索。

大部分的人在工作接近结束时，效率都会提高。因为“快结束了”这种心理上的安定感，对工作效率有很好的影响，心理学上称为“周末效果”。另外在一星期当中，大多是在等到星期五，一度低落的工作效率，才会涨高。这也是“周末效果”。

日本成功学大师多湖辉指出：“周一病”，“蓝色日子”，是因为周日刚休息后，有种乏力的感觉；再加上“今天开始，又要工作一星期”的压力，通常周一工作效率都不高。到了星期二这种心情会消失，再度精力充沛。星期三、四后，工作效率又逐渐降低。但是，到了星期五就会觉得“这个星期快结束了，可以休息”，这种“结束效应”可使工作效率上升。这就是多湖辉所说的“周末效果”，人们应该善加利用。

要使一个星期的工作维持一定水准，就要安排擅长的工作于周一开始去做；不擅长或太过厌恶的工作，则安排在周末做，我本身也常如此安排。

周末做些厌恶、不擅长的事，即使工作不顺利，也会认为反正明天休息，可以再做。心情也就平静下来，反而做得更好。因为阻碍工作效率的元凶之一，就是“焦躁”。因此，应多加利用“周末效果”。

一般人都有自己情况最佳的时段。例如：早上到中午的“早晨型”；午后才有精神的“白昼型”；等别人都睡了才起来的“夜猫型”等各类型。但一般人都是上午精神较好，下午两点最差。

能够知道自己情况最好的时段，对提高工作效率很有效。例如：有人找你做棘手的事情，前一天晚上先提早入睡，天一亮就开始工作，结果会有令人意想不到的顺利。当然，有些人因身体或精神上的特殊情形，可能要到午后才有精神，所以自己要找出情况最好的时段——在这时段内做些棘手的工作，工作起来，困难的事也变得不难。

8．懂得分配工作，这样才省力

人的身体里的确潜藏着巨大的潜能，这种潜能所爆发出来的力量常常会让人惊讶，但人毕竟是人，不是全能的上帝，那种“事必躬亲”的人虽然精神可嘉，可到头来却未必有好的结果，诸葛亮的“鞠躬尽瘁”便是一个很好的例子，因此做事应懂得“抓大放小”，懂得分配工作，这样才能把事办好。

一说到“事必躬亲”，我们就会想到《三国演义》中那个“鞠躬尽瘁，死而后已”的军师诸葛亮。这个为了帮助刘备以及刘备的儿子恢复汉室而耗近毕生心血的诸葛亮，在刘备死后，为了使摇摇欲坠的蜀汉政权不至于加速灭亡，可以说做到了“事必躬亲”。

可惜的是，诸葛亮的本事再大，也没有能挽狂澜于既倒，最后也只能抱病死在了五丈原。

不过，诸葛亮与其说是病死的，倒不如说是累死的，所以说，诸葛亮是聪明了一世，也糊涂了一世。他的聪明我们已经熟知，而他的糊涂就在于太相信自己，而没有将别人也可以做的事情让别人去做，没有充分“放权”。因为你诸葛亮的能耐再大，也不可能将所有的事情都做了。

在现代社会，随着社会分工的越来越细，做老板的或是其他管理人员，也需要“抓大放小”，分摊你的工作与下属，也让你的下属有充分的发展空间。

如果回过头看时间，我们是不是发现自己在一些琐碎杂事上投入了太多的时间。而让我们效率不高，也累的要命，有一个成功人士就深有体会：

如何向他人分派任务曾是我面临的一项最艰巨的挑战。在一生中的大多数时候，我几乎事事都想亲历亲为。作为一个完美主义者，我认为只有我自己才能准确无误地完成一项任务。每当我考虑让其他人去为我完成这些事的时候，我就会想：“他们一定做不好的，我肯定会重新返工。”于是我会打消假手于人的念头，最终可能还是自己完成了。与他人分担责任是件困难的事。事后回想，才发现我的这种想法降低了工作效率和生产力。现在我正在努力改变我的心态。

授权是成功人士成功的秘诀之一，可惜一般人多苦于授权，总觉得不如靠自己更省时省事。其实把责任分配给其他成熟老练的员工，才有余力从事更高层次的活动。因此，授权代表成长，不但是个人，也是团体的成长。已故名企业家潘尼曾表示，他这一生中最明智的决定就是“放手”。在发现独立难撑大局之后，他毅然决然放手让别人去做，结果造就了无数商店、个人的成长与发展。

人的确有着巨大的潜能，人也有着无限的可能性，但是，人毕竟是人，而不是万能的上帝。所以，你不可能懂得天下所有的知识，你也不可能熟练地掌握天下所有的技艺，你更不可能做完天下所有的事情。了解了这一点，你也就了解了我们的社会为什么会有各行各业的分工，你也就了解了一个有心计的人要走向成功绝不会仅仅靠他一个人单枪匹马地去冲锋陷阵。

现代社会生产的一个突出特点，也就是它不同于古代作坊式生产的地方，就是它是以流水线式的生产为基本模式，即集体的力量越来越重要，甚至任何一个产品，单是依靠一个人的力量根本是无法生产的。比如电视机，除了发明电视机者，还有设计师、以及每个零件的生产者，安装师等等，如果一个人想造出一台电视机，而且每个部件都要自己设计、生产的话，也不知道到了猴年马月才能生产出来。对于一个企业的管理者来说，“事必躬亲”只会弄得自己心力憔悴，因而适度放权便成为了一种必要的手段。

懂得运用人力资源也是每一个职场人员所必须具备的能力。也就是说你运用人力资源能力的大小决定着你发展的潜力。你对任何事都非得自己亲自动手做不可的话，也许是因为你认为没有人能像你做得那么好。如果你这么想，那么你就要从此打消成为一个管理者的念头，并把你这一生其余的时间，花在如何让自己成为一个很有价值的下属上。但是如果你能成为一位很有技巧的工作分派者，那么你就有可能成为一位出色的领导。

分派工作的核心在于弄清楚分派工作要做的事情有哪些，这些事情的程序、步骤是怎样的，在每个过程中有哪些要点，可能出现的情况是怎样的等等。

分派工作计划所包含的基本内容应该有：

（1）分派工作的任务是什么，这项任务涉及的特性和范围怎样?

（2）分派工作需要达成的结果是什么?

（3）用来评价工作执行情况的方法是什么?

（4）任务完成的时间要求是怎样的?

（5）完成任务的关键点、特殊目的、时间要求有哪些?

（6）任务执行所需要的权力有哪些?（完成工作所需的人、财、物、信息等组织资料调用的权限）

（7）怎样的反馈方式、方法、频率?

如果分派工作成为一项经常性的工作，你应设计一定的表格，这类表格能提示你形成完整的分派工作计划。

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